Organization and cooperation

Which organisational form is the right one?

Slip under the roof of an existing organisation

A lot initiatives have made the experience that it is most sensible and uncomplicated to slip under the roof of an already existing organisation. This minimizes the bureaucratic effort enormously and you can use existing structures if necessary. For expample, many commons cargobikes in Germany are initiatives of the German Cyclist’s Association (ADFC). Further ideas for suitable associations are available here.

Founding your own Organisation

Of course you can found your own organisation, for example a non-profit organisation (NPO).

Germany

Look on the german version of this side for information about founding a NPO (Verein) in Germany.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, einen eigenen Verein zu gründen. Die wichtigsten Aussagen dazu sind im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) §§ 21 bis 40 zu finden. Vorschläge für Satzungen findet man besonders auf den Homepages der Lastenradvereine (vgl. Initiativen). Wir empfehlen, bei Initiativen mit geeigneten Satzungen nachzufragen, ob der Wortlaut übernommen werden darf. Meistens wird dies mit Stolz bejaht.

Nach einer Gründung durch mindestens sieben Personen und Verabschiedung einer Satzung, besteht die Möglichkeit, den Verein beim Amtsgericht eintragen zu lassen. Wenn der Verein eingetragen ist, erhält er das Kürzel e.V. hinter seinem Namen. Erst danach ist es möglich, beim Finanzamt die „Gemeinnützigkeit“ zu beantragen. Erhält man diese Bestätigung des Finanzamts kann der Verein Spendenquittungen ausstellen, die Spender*innen in der Einkommensteuererklärung verwenden können, um Steuern zu sparen. Dieses Vorgehen erleichtert es besonders Firmen, Spenden zu tätigen.

Da jede Änderung der Satzung und die Eintragungen beim Amtsgericht Kosten verursachen, ist es allerdings nötig, schon vor der Eintragung beim Amtsgericht die Satzung durch das Finanzamt für die Erteilung der Gemeinnützigkeit überprüfen zu lassen.

Hinweise für die Gründung findet man z. B. bei den Justizbehörden unter diesem Link [1] und bei den Justizministerien der Länder.

Weiteres

In Erlangen gibt es eine Lastenrad-Initiative, die Teil der Kommunalverwaltung ist: Erlanger Buchungsplattform für Transporträder.

How can responsibilities be defined in the project?

  • When it comes to the question of responsibilities, the main concern is a meaningful division of tasks, which reduces the workload. The question arises: how is the responsibility shared between the initiative, the stations and the cooperation partners as well as the users?

  • Who is the contact person for the users and the stations in case of damages etc.

  • Who is the contact person for cooperation partners who want to bring their own cargobikes into the project?

  • Who maintains the cargo bike?

  • Who is responsible for the administration of the webseite and the booking platform?

  • Who is responsible for communication and social media?

  • Who, if necessary, organizes the change of stations and is the contact person for the stations?

  • Who bears the legal responsibility for which cargobike initiative?

  • Who can users contact if they have questions about booking, borrowing and damage?

We find it practical if the responsibility for the cargo bikes falls onto the cooperating partners themselves.

Who can be a cooperation partner?

First choice to cooperate are the municipalities. So your project can get part of the public service. But this might only be a good solution for smaller cities because there it is easier to get in contact with the responsible persons in the authorities.

In addition, ‘cooperation with bicycle-related organisations can be a great support for the project, for example:

  • your local bike association

  • other traffic associations

  • local bike dealers

  • open fablabs or repair cafés

However, they do not necessarily have to be bicycle-related organisations - we have also had good experience with cooperation with other organisations:

  • transition town network

  • local attac-groups

  • student associations

  • community gardening projects

  • community centers

  • environmental foundations